Почему переписка лучше?

text Почему переписка лучше?Добрый день уважаемые читатели моего блога, клиенты и партнеры! Сегодня я хочу рассказать о том, почему общение по средствам переписки E-Mail лучше, чем способы связи по телефону и скайпу. Данная тема навеяна многочисленными просьбами обсудить те или иные технические, деловые и прочие важные моменты, не используя при этом переписку. И так, начнем.

Какова цель общения?

Цель можно разделить на несколько пунктов

    • Донести нужную информацию, максимально понятно;
    • Получить квалифицированный, взвешенный, проверенный ответ;
    • Зафиксировать договоренности таким образом, чтобы в любой момент времени можно было их поднять из истории;
    • Сделать все это быстро.
Важно! Ответственность за понимание информации, лежит на том кто сообщает её.

А теперь сравним несколько способов передачи информации

Ниже в таблице будут приведены 5 способов передачи информации, каждый из них мы рассмотрим по восьми критериям, и выставим оценку за каждый критерий от 0 до 5, в итоге подведем общую оценку для каждого способа.

Скорость создания сообщения Асинх- ронно Скорость поиска Скорость поиска с доп. описанием Скорость доступа Передача эмоций Точность Возмож- ности редакти- рования Всего
Звук (онлайн) 5 0 0 0 3 4 3 0 15
Видео (онлайн) 4 0 0 0 3 5 4 0 16
Звук (запись) 5 4 1 3 3 4 3 3 26
Видео (запись) 4 4 2 3 3 5 4 3 26
Текст Skype 4 5 3 3 4 1 5 3 28
Текст Email 3 5 5 5 4 0 5 5 31

Разберем каждый из критериев по порядку.

1. Скорость создания сообщения — Тут все понятно, это время, за которое вы можете создать сообщение. Текст имеет тут оценку 3, это не очень хороший показатель. И действительно, написать сообщение текстом выходит немного дольше, чем проговорить его.

2. Асинхронно — Возможность общаться асинхронно, т.е. без необходимости присутствовать обоим собеседникам онлайн в момент передачи сообщения. Что весьма удобно, ведь не всегда есть возможность обработать полученное сообщение мгновенно, например иногда нужно тщательно подготовить данные для квалифицированного ответа.

3. Скорость поиска — Также очень важный критерий, ведь в ходе общения, не редко приходится поднимать информацию из предыдущих сообщений, например если речь идет о каких-то договоренностях, или технических деталях. Скорость поиска данных при этом крайне важна.

4. Скорость поиска с доп. описанием — Нередко бывает так, что один из собеседников, помнит лишь малую часть той информации, которую он ищет(иначе бы не искал), и возможность указать фильтр поиска, в такой ситуации, очень необходима.

5. Скорость доступа — Чем быстрее вы сможете получить доступ к информации, тем лучше. Звук и видео по понятным причинам здесь проигрывают. Искать нужную часть в видео файле, путем перемоток назад и вперед, та еще затея.

6. Передача эмоций — При деловом общении, эмоции передавать за частую не приходится, да и смысла в этом особого нет. Но так или иначе это тоже критерий, и видео здесь лидирует.

7. Точность — Еще один важнейший критерий. От точности зависит то, как будут выполнены поставленные задачи, или то, что вы вынесете из беседы, какие выводы сделаете. Точность зачастую играет ключевую роль.

8. Возможность редактирования — Не редки случае, когда в какое-то сообщение нужно внести правки, и тексту здесь нет равных.

В итоге, как мы видим, у аудио и видео, как при передаче в онлайн так и в записи, есть однозначно свои преимущества, но что касается делового общения, в большинстве случаев, плюсы эти имеют малое значение. И как становится очевидным передача информации текстом, занимает лидирующую позицию, по общему количеству набранных баллов. В виду этого, я настоятельно рекомендую, вести все переговоры путем переписки по E-Mail, а не использовать для этих целей телефон или скайп. Впрочем использование аудио и видео связи вполне возможно, но только в дополнение к текстовому содержанию, что-бы подтвердить или уведомить о состоявшемся деле.

Совет

Всегда нумеруйте задачи в письмах или других документах.

Что вам это даст?

  1. Без нумерации, вам или вашему собеседнику, каждый раз нужно будет цитировать часть задачи, для объяснения того, о чем идет речь;
  2. Кроме того, вы сможете получать обратную связь о прогрессе выполнения задачи, состоящей из нескольких;
  3. Вам легче будет проверять выполнения работы;
  4. Собеседнику будет проще выполнить ряд небольших задач, вместо одной большой;
  5. увеличится скорость поиска нужной информации в тексте.

Оставить комментарий

Консультации

Консультант Чернышов Р.В. Зайдайте вопрос на любую из тем:
Бесплатно и без регистрации!

Задать вопрос
Все вопросы
Последние вопросы
Поиск по блогу
Категории
Архив
Новое на сайте
Портфолио Все работы


www.detskiy-mir.net
www.detskydoctor.ru
www.betelit.ru
www.all-alliance.ru
www.videogonok.ru
www.carpfishing.by
www.property-greek.com
www.domcons.ru

с 2009 года по сегодняшний день, создано более 300 сайтов...