Почему переписка лучше?

Автор: Роман Чернышов    Опубликовано: 24 сентября 2016

Добрый день уважаемые читатели моего блога, клиенты и партнеры! Сегодня я хочу рассказать о том, почему общение по средствам переписки E-Mail лучше, чем способы связи по телефону и скайпу (текст против аудио/видео сообщений — в любом контексте). Данная тема навеяна многочисленными просьбами обсудить те или иные технические, деловые и прочие важные моменты, не используя при этом переписку. И так, начнем.

Какова цель общения?

Цель можно разделить на несколько пунктов

• Донести нужную информацию, максимально понятно;
• Получить квалифицированный, взвешенный, проверенный ответ;
• Зафиксировать договоренности таким образом, чтобы в любой момент времени можно было их поднять из истории;
• Сделать все это быстро.

А теперь сравним несколько способов передачи информации

Ниже в таблице будут приведены 5 способов передачи информации, каждый из них мы рассмотрим по восьми критериям, и выставим оценку за каждый критерий от 0 до 5, в итоге подведем общую оценку для каждого способа.

Разберем каждый из критериев по порядку.

1. Скорость создания сообщения — Тут все понятно, это время, за которое вы можете создать сообщение. Текст имеет тут оценку 3, это не очень хороший показатель. И действительно, написать сообщение текстом выходит немного дольше, чем проговорить его.

2. Асинхронно — Возможность общаться асинхронно, т.е. без необходимости присутствовать обоим собеседникам онлайн в момент передачи сообщения. Что весьма удобно, ведь не всегда есть возможность обработать полученное сообщение мгновенно, например иногда нужно тщательно подготовить данные для квалифицированного ответа.

3. Скорость поиска — Также очень важный критерий, ведь в ходе общения, не редко приходится поднимать информацию из предыдущих сообщений, например если речь идет о каких-то договоренностях, или технических деталях. Скорость поиска данных при этом крайне важна.

4. Скорость поиска с доп. описанием — Нередко бывает так, что один из собеседников, помнит лишь малую часть той информации, которую он ищет(иначе бы не искал), и возможность указать фильтр поиска, в такой ситуации, очень необходима.

5. Скорость доступа — Чем быстрее вы сможете получить доступ к информации, тем лучше. Звук и видео по понятным причинам здесь проигрывают. Искать нужную часть в видео файле, путем перемоток назад и вперед, та еще затея.

6. Передача эмоций — При деловом общении, эмоции передавать за частую не приходится, да и смысла в этом особого нет. Но так или иначе это тоже критерий, и видео здесь лидирует.

7. Точность — Еще один важнейший критерий. От точности зависит то, как будут выполнены поставленные задачи, или то, что вы вынесете из беседы, какие выводы сделаете. Точность зачастую играет ключевую роль.

8. Возможность редактирования — Не редки случае, когда в какое-то сообщение нужно внести правки, и тексту здесь нет равных.

В итоге, как мы видим, у аудио и видео, как при передаче в онлайн так и в записи, есть однозначно свои преимущества, но что касается делового общения, в большинстве случаев, плюсы эти имеют малое значение. И как становится очевидным передача информации текстом, занимает лидирующую позицию, по общему количеству набранных баллов. В виду этого, я настоятельно рекомендую, вести все переговоры путем переписки по E-Mail, а не использовать для этих целей телефон или скайп. Впрочем использование аудио и видео связи вполне возможно, но только в дополнение к текстовому содержанию, что-бы подтвердить или уведомить о состоявшемся деле.

Совет

Что вам это даст?

1. Без нумерации, вам или вашему собеседнику, каждый раз нужно будет цитировать часть задачи, для объяснения того, о чем идет речь;
2. Кроме того, вы сможете получать обратную связь о прогрессе выполнения задачи, состоящей из нескольких;
3. Вам легче будет проверять выполнения работы;
4. Собеседнику будет проще выполнить ряд небольших задач, вместо одной большой;
5. увеличится скорость поиска нужной информации в тексте.

Прочее     носители информации, общение, переписка