Перенос бизнес процессов из головы на Web-платформу

Перенос бизнес процессов из головы на Web-платформуПривет друзья! Сегодня я хочу поговорить о предпринимательстве и связанных процессах, которые мы совершаем изо дня в день, думаю не секрет, что 80 % из них это рутинные задачи, которые не как не влияют на рост дела и доход, но в тоже время без них ни как не обойтись. Поэтому мы поручаем их выполнение помощникам, которые сидят на окладе и не стремятся выполнять сверх плана, и правильно, зачем? Или еще хуже, мы продолжаем выполнять рутинные задачи самостоятельно, держа в голове большой объем информации связанной с этим, что не как не помогает расти нам и нашему бизнесу. Более того, занимая свое сознание рутинными задачами, мы отнимает ценный мозговой ресурс, который могли бы направить на оставшиеся 20% важных дел — повышение качества услуг, скорости, уровня сервиса, а также масштабирование бизнеса и рост продаж. Почему бы не освободить свое сознание и своих сотрудников, от рутинных но важных задач, и перенести часть алгоритмов из головы на web-платформу? Мне кажется это хорошая идея. Далее я расскажу о своем опыте.

Личный опыт

Хочу поделиться личным опытом работы в сфере совместных покупок и переносе процессов из головы на web-платформу. Если вы сталкивались или слышали о совместных покупках и работе организатора, то должно быть представляете насколько это сложный бизнес. Формирование коллективной заявки на выкуп товара у поставщика, процесс формирования товаров в заказ, выкуп и доставка груза, разбор, сортировка и проверка на брак, сбор оплаты с заказчиков, в том числе за транспортировку груза, формирование посылок для отправки заказчикам. Этот бизнес также требует наличие склада с системой контроля за движением товара,  с возможностью включения в процесс помощников. При таком большом количестве различных процессов, не обойтись без отчетов и контроля на каждом этапе движения товара, от заказа покупателем, до получения им посылки.

Разумеется все это держать в голове невозможно, или практически невозможно — стоит отметить, что вначале работы именно так и было, все приходилось запоминать, и кое как удерживать в своем сознании. Но по мере роста количества заказов, остро встал вопрос автоматизации процессов и переноса их из головы куда-то еще. Использование таблиц Excel, документов и файлов, быстро исчерпали свои возможности, плюс такой подход позволял лишь хранить информацию, но не как не автоматизировать процессы, в которых было задействовано уже несколько человек.

В итоге мы решили создать web-платформу, которая взяла бы на себя функционал сбора заказов, выставление счетов и прием оплаты, хранение информации по заказчикам и всю историю взаимодействия с ними, движение товаров на складе, формирование списков товара на упаковку и отправку, постановку задач работникам, отчеты выполнения задач и их контроль. Спустя месяц работы, нам удалось создать такую систему, и перенести в неё все наши рабочие данные, а также рутинные процессы, освободив тем самым наши умы он ненужной дополнительной нагрузки. Мы назначили права и уровень доступа каждому работнику, в системе, предоставили личный кабинет и индивидуальный функционал. Это не просто CRM, это нечто большое, в системе заложен функционал специфичный для нашего бизнеса, а также ряд инструментов заменяющих собою человека. Плюс мы наладили взаимодействие департаментов(отдел продаж, бухгалтерия, склад, маркетинг и реклама, отдел кадров, система контроля и отчетов) между собой, в автоматическом режиме, без участие человека.

Преимущества

Выгоды которые мы получили от внедрения такой системы,на мой взгляд очевидны, вот несколько из них:

  1. Снижение нагрузки на мозг, как владельца бизнеса так и рядовых сотрудников, не нужно запоминать задачи, договоренности, прочую информацию. Система ведет календарь задач и напоминает о них исполнителю, все данные хранятся в едином хранилище, а система резервного копирование защищает нас от их потери.
  2. Доступ к информации и процессам из любой точки мира с любого устройства имеющего выход в интернет. Возможность просмотра отчетов и статуса выполнения задач удаленно. Повышение скорости работы и реагирования на критические ситуации. Коммуникация между всеми сотрудниками по средствам встроенного мессенджера.
  3. Вопрос делегирования стал гораздо проще, каждый новый сотрудник просто получает доступ к личному кабинету, базе знаний и рабочим данным. Нет необходимости пересказывать ему рабочую информацию и обучать его лично, или озадачивать этим кого-то из сотрудников. Возможность замены кадров налету, если кто-то ушел, то он не унес с собой данные так как они хранятся не в его уме, а в системе.
  4. Масштабирование. Если раньше масштаб кампании ограничивался физическими возможностями менеджера и его способностью держать в уме большой объем данных, то теперь таких ограничений нет. Новые сотрудники, отделы и подразделения, просто включаются в систему, и начинают работать незамедлительно. А менеджер управляет и видит всю отчетность в своем личном кабинете.
  5. И самое главное преимущество, это возможность выхода владельца бизнеса из операционных процессов, сняв с себя необходимость в решении рутинных задач и получение возможности концентрироваться на стратегически важных делах. Обо всем остальном позаботятся сотрудники и система, которая снимет с них ненужную нагрузку и при этом не позволит сойти с намеченного курса.

О системе

Система представляет собой web-платформу, сайт, с доступом сотрудников по логину и паролю, с поддержкой мобильной версии. Сайт размещен на мощном сервере с большим дисковым пространством, что позволяет хранить любые данные, в том числе фото, аудио и видео, а также всю историю их изменений. Далее я приведу несколько скриншотов разработанного мною решения.

Заказы пользователей

Заказы пользователей

Отправка посылок

Отправка посылок

 

Мессенджер

Мессенджер

Статистика и отчеты

Статистика и отчеты

Заключение

На разработку и внедрение данной системы мы затратили немногим больше месяца и порядка двух сот тысяч рублей. Спустя три месяца вложенные средства окупились, во первых за счет перераспределения ресурсов сотрудников и направления их усилий на более важные дела, а во вторых за счет масштабирования бизнеса, нам удалось в кратчайший срок подключить к работе еще несколько человек и увеличить количество продаж. Владелец бизнеса смог переключиться на решение стратегически-важных задач, направленных на улучшение и рост бизнеса.

Буду рад сотрудничеству, помогу реализовать ваши идеи, в том числе реализовать CRM систему для вашего бизнеса.

Оставить комментарий

Об авторе и блоге Чернышов Р.В. Сертификат. Топ 10% лучших фрилансеров, Чернышов Р.В.

Друзья, всем привет!

Меня зовут Роман Чернышов, я веб-разработчик и данный блог посвящен моим проектам и бизнесу.

Тут я делюсь личным опытом
и отвечаю на вопросы. Я всегда готов к сотрудничеству с вами, готов реализовать проект любой сложности(опыт 10+ лет).

Если у вас есть вопросы, предложения, вы хотите совершить покупку моих решений или заказать работу, пишите!



Последние вопросы
Список вопросов
Последние комментарии
Меню

Archive

Мои проекты
Insurance CMS Love Crm CMS Совместные покупки Мой PHP Framework Хостинг для моих клиентов Лицензии на мой софт и поддержка