Автоматизация рабочих процессов с помощью Telegram бота

Автоматизация в бизнесеДоброго времени уважаемые читатели моего блога! В современном мире, ни один бизнес немыслим без использования компьютерной техники и интернета, а некоторые небольшие компании вообще умудрились «завернуть» чуть ли не все рабочие процессы в мобильные устройства(сматрфоны, планшеты). Пример тому, работа продавцов, которые размещают каталоги товаров в соц.сетях, отвечают на вопросы покупателей и принимают заказы, а про юристов, программистов, педагогов, консультантов и ряд гуманитарных профессий я вообще молчу. Все работают не отрываясь от гаджетов и интернета, выполняя в том числе различные действие по обработке документов, изображений, видео и прочего контента. Многие процессы представляют из себя одни и те же действия, которые выполняются человеком изо дня в день, и их было бы неплохо автоматизировать. Сегодня я расскажу про то, как мне с моими партнерами удалось автоматизировать ряд рабочих процессов, которые выполняли сотрудники, и тем самым сократить огромное количество времени, которое тратилось ими на выполнение рутинных задач, до нескольких минут в день. Автоматизация реализована с использованием Telegram ботов, которых я «написал» специально под нужды бизнеса.

Рабочие процессы

И так, имеем трех сотрудников, два продавца и один контент-менеджер — помощник. На самом деле, все три сотрудника часто выполняют работу друг-друга, т.к. между ними нет четкого разграничения обязанностей, все работают как единая команда, единое целое и готовы подменить или помочь друг другу тогда когда это требуется. В маленьких компаниях часто именно так и бывает, это не хорошо и не плохо, просто таков стиль работы, ориентированный на эффективность и результат. Вид деятельности — продажа женской одежды сегмента быстрой моды(Fast Fashion). Одна из особенностей работы в данной сфере, это еженедельное обновление коллекций, большой(практически не прерывный) поток нового материала и данных о товарах, в режиме онлайн.

Рутинные задачи

  • Получение данных от поставщиков(агентов из ЕС), ежедневно от 1000 до 3000 живых фото товаров с ценами, по средствам мессенджеров Telegram, WhatsApp, Viber и т.д.;
  • Обработка большого количества фото;
  • Публикация фото товаров с ценами, на сайте интернет магазина, в группах социальных сетей, а также на профильных сайтах, форумах и блогах и ряде других каналов;
  • Оповещение постоянных клиентов о новинках;
  • Удаление неактуальных товаров, со всех каналов продаж.

Затраты времени на данный перечень работ составлял от 20 до 35% всего рабочего времени сотрудников. Также рутина, монотонная работа, требовала гораздо больших усилий нежели чем разнообразные динамические задачи, что снижало эффективность сотрудников в целом.

Автоматизация

Первым делом мы автоматизировали обработку фото, т.к. все они проходили через ряд одних и тех же процедур, я написал Телеграм-бота, который принимает большое количество фото от сотрудников и обрабатывает по заданному шаблону. Затем данный поток фото можно направить в каталоги, каналы продаж.

Далее был автоматизирован процесс публикации фото и цен на сайте интернет магазина, в группах социальных сетей, форумах и блогах. Телеграм-бот был обучен функциям автоматической публикации, подготовленных фото и материалов во все указанные каналы.

Оповещение клиентской базы о новых поступлениях. Что немаловажно, оповещение не только по средствам емаил, а также в социальных сетях и некоторых мессенджерах, через личные сообщения.

В завершении, Телеграм-бот отслеживает ранее опубликованные материалы и удаляет те, которые утратили свою актуальность, на основе даты публикации или иных параметров заданных сотрудником.

Затрачиваемое время сотрудников сократилось до 5% от всего рабочего времени, т.е. примерно в 5-7 раз. Также отсутствие необходимости выполнения рада рутинных задач, положительно сказалось на эффективности сотрудников (экономия энергии и сил).

Почему именно Телеграм-бот?

Мною был выбран для этих целей Телеграм-бот, по той причине, что это один из самых простых, понятных и быстрых способов связать рабочие смартфоны(на которых ведется большая часть работы) сотрудников с интернетом и автоматически-выполняемыми действиями в нем. Не нужно писать отдельные приложения, сайт т.д., не нужно обучать их работать с интерфейсом программы. Помимо прочего это оказался один(если даже не единственный) из самых эффективных и дешевых способов автоматизировать указанные процессы.

Вывод

После внедрения вышеописанных функций, у сотрудников стало на 30% больше времени, которым они смогли с умом распорядиться перенаправив на работу по лидогенерации, общению с клиентами и осуществлению продаж. В первую же неделю был отмечен рост доходов, в следствии увеличения объема сделок, на 20%. Также данные нововведения положительно отразились на эмоциональном состоянии сотрудников, скорость и качество обслуживания клиентов также возросли.

Преимущества такой оптимизации

  • Можно подчинить большинство процессов, какой бы сложностью они не обладали, причем сделать это можно сравнительно за короткое время;
  • Снижение негативного влияния человеческого фактора;
  • При необходимости процессы не сложно изменить;
  • Также благодаря Телеграм-ботам нам удалось сохранить рост компании, без найма дополнительных сотрудников на выполнение вышеописанных задач.

Сотрудничество

Если вам и вашему бизнесу требуется помощь в автоматизации подобных рутинных задач, то я буду рад поработать с вами! Поделюсь своим опытом и наработками.

Оставить комментарий

Об авторе и блоге Чернышов Р.В. Сертификат. Топ 10% лучших фрилансеров, Чернышов Р.В.

Друзья, всем привет!

Меня зовут Роман Чернышов, я веб-разработчик и данный блог посвящен моим проектам и бизнесу.

Тут я делюсь личным опытом
и отвечаю на вопросы. Я всегда готов к сотрудничеству с вами, готов реализовать проект любой сложности(опыт 10+ лет).

Если у вас есть вопросы, предложения, вы хотите совершить покупку моих решений или заказать работу, пишите!



Последние вопросы
Список вопросов
Последние комментарии
Меню

Archive

Мои проекты
Insurance CMS Love Crm CMS Совместные покупки Мой PHP Framework Хостинг для моих клиентов Лицензии на мой софт и поддержка