Перенос бизнес процессов из головы на Web-платформу

Автор: Роман Чернышов Опубликовано: 21 декабря 2018

Привет друзья! Сегодня я хочу поговорить о предпринимательстве и связанных процессах, которые мы совершаем изо дня в день, думаю не секрет, что 80 % из них это рутинные задачи, которые не как не влияют на рост дела и доход, но в тоже время без них ни как не обойтись. Поэтому мы поручаем их выполнение помощникам, которые сидят на окладе и не стремятся выполнять сверх плана, и правильно, зачем? Или еще хуже, мы продолжаем выполнять рутинные задачи самостоятельно, держа в голове большой объем информации связанной с этим, что не как не помогает расти нам и нашему бизнесу. Более того, занимая свое сознание рутинными задачами, мы отнимает ценный мозговой ресурс, который могли бы направить на оставшиеся 20% важных дел — повышение качества услуг, скорости, уровня сервиса, а также масштабирование бизнеса и рост продаж. Почему бы не освободить свое сознание и своих сотрудников, от рутинных но важных задач, и перенести часть алгоритмов из головы на web-платформу? Мне кажется это хорошая идея. Далее я расскажу о своем опыте.

Личный опыт

Хочу поделиться личным опытом работы в сфере совместных покупок и переносе процессов из головы на web-платформу. Если вы сталкивались или слышали о совместных покупках и работе организатора, то должно быть представляете насколько это сложный бизнес. Формирование коллективной заявки на выкуп товара у поставщика, процесс формирования товаров в заказ, выкуп и доставка груза, разбор, сортировка и проверка на брак, сбор оплаты с заказчиков, в том числе за транспортировку груза, формирование посылок для отправки заказчикам. Этот бизнес также требует наличие склада с системой контроля за движением товара, с возможностью включения в процесс помощников. При таком большом количестве различных процессов, не обойтись без отчетов и контроля на каждом этапе движения товара, от заказа покупателем, до получения им посылки.

Разумеется все это держать в голове невозможно, или практически невозможно — стоит отметить, что вначале работы именно так и было, все приходилось запоминать, и кое как удерживать в своем сознании. Но по мере роста количества заказов, остро встал вопрос автоматизации процессов и переноса их из головы куда-то еще. Использование таблиц Excel, документов и файлов, быстро исчерпали свои возможности, плюс такой подход позволял лишь хранить информацию, но не как не автоматизировать процессы, в которых было задействовано уже несколько человек.

В итоге мы решили создать web-платформу, которая взяла бы на себя функционал сбора заказов, выставление счетов и прием оплаты, хранение информации по заказчикам и всю историю взаимодействия с ними, движение товаров на складе, формирование списков товара на упаковку и отправку, постановку задач работникам, отчеты выполнения задач и их контроль. Спустя месяц работы, нам удалось создать такую систему, и перенести в неё все наши рабочие данные, а также рутинные процессы, освободив тем самым наши умы он ненужной дополнительной нагрузки. Мы назначили права и уровень доступа каждому работнику, в системе, предоставили личный кабинет и индивидуальный функционал. Это не просто CRM, это нечто большое, в системе заложен функционал специфичный для нашего бизнеса, а также ряд инструментов заменяющих собою человека. Плюс мы наладили взаимодействие департаментов(отдел продаж, бухгалтерия, склад, маркетинг и реклама, отдел кадров, система контроля и отчетов) между собой, в автоматическом режиме, без участие человека.

Преимущества

Выгоды которые мы получили от внедрения такой системы,на мой взгляд очевидны, вот несколько из них:

Снижение нагрузки на мозг, как владельца бизнеса так и рядовых сотрудников, не нужно запоминать задачи, договоренности, прочую информацию. Система ведет календарь задач и напоминает о них исполнителю, все данные хранятся в едином хранилище, а система резервного копирование защищает нас от их потери.
Доступ к информации и процессам из любой точки мира с любого устройства имеющего выход в интернет. Возможность просмотра отчетов и статуса выполнения задач удаленно. Повышение скорости работы и реагирования на критические ситуации. Коммуникация между всеми сотрудниками по средствам встроенного мессенджера.
Вопрос делегирования стал гораздо проще, каждый новый сотрудник просто получает доступ к личному кабинету, базе знаний и рабочим данным. Нет необходимости пересказывать ему рабочую информацию и обучать его лично, или озадачивать этим кого-то из сотрудников. Возможность замены кадров налету, если кто-то ушел, то он не унес с собой данные так как они хранятся не в его уме, а в системе.
Масштабирование. Если раньше масштаб кампании ограничивался физическими возможностями менеджера и его способностью держать в уме большой объем данных, то теперь таких ограничений нет. Новые сотрудники, отделы и подразделения, просто включаются в систему, и начинают работать незамедлительно. А менеджер управляет и видит всю отчетность в своем личном кабинете.
И самое главное преимущество, это возможность выхода владельца бизнеса из операционных процессов, сняв с себя необходимость в решении рутинных задач и получение возможности концентрироваться на стратегически важных делах. Обо всем остальном позаботятся сотрудники и система, которая снимет с них ненужную нагрузку и при этом не позволит сойти с намеченного курса.

О системе

Система представляет собой web-платформу, сайт, с доступом сотрудников по логину и паролю, с поддержкой мобильной версии. Сайт размещен на мощном сервере с большим дисковым пространством, что позволяет хранить любые данные, в том числе фото, аудио и видео, а также всю историю их изменений. Далее я приведу несколько скриншотов разработанного мною решения.

Заказы пользователей

Отправка посылок

Мессенджер

Статистика и отчеты

Заключение

На разработку и внедрение данной системы мы затратили немногим больше месяца и порядка двух сот тысяч рублей. Спустя три месяца вложенные средства окупились, во первых за счет перераспределения ресурсов сотрудников и направления их усилий на более важные дела, а во вторых за счет масштабирования бизнеса, нам удалось в кратчайший срок подключить к работе еще несколько человек и увеличить количество продаж. Владелец бизнеса смог переключиться на решение стратегически-важных задач, направленных на улучшение и рост бизнеса.

Буду рад сотрудничеству, помогу реализовать ваши идеи, в том числе реализовать CRM систему для вашего бизнеса.

Заказать >>