Автоматизация рабочих процессов с помощью Telegram бота

Автор: Роман Чернышов Опубликовано: 21 апреля 2018

Доброго времени уважаемые читатели моего блога! В современном мире, ни один бизнес немыслим без использования компьютерной техники и интернета, а некоторые небольшие компании вообще умудрились «завернуть» чуть ли не все рабочие процессы в мобильные устройства(сматрфоны, планшеты). Пример тому, работа продавцов, которые размещают каталоги товаров в соц.сетях, отвечают на вопросы покупателей и принимают заказы, а про юристов, программистов, педагогов, консультантов и ряд гуманитарных профессий я вообще молчу. Все работают не отрываясь от гаджетов и интернета, выполняя в том числе различные действие по обработке документов, изображений, видео и прочего контента. Многие процессы представляют из себя одни и те же действия, которые выполняются человеком изо дня в день, и их было бы неплохо автоматизировать. Сегодня я расскажу про то, как мне с моими партнерами удалось автоматизировать ряд рабочих процессов, которые выполняли сотрудники, и тем самым сократить огромное количество времени, которое тратилось ими на выполнение рутинных задач, до нескольких минут в день. Автоматизация реализована с использованием Telegram ботов, которых я «написал» специально под нужды бизнеса.

Рабочие процессы

И так, имеем трех сотрудников, два продавца и один контент-менеджер — помощник. На самом деле, все три сотрудника часто выполняют работу друг-друга, т.к. между ними нет четкого разграничения обязанностей, все работают как единая команда, единое целое и готовы подменить или помочь друг другу тогда когда это требуется. В маленьких компаниях часто именно так и бывает, это не хорошо и не плохо, просто таков стиль работы, ориентированный на эффективность и результат. Вид деятельности — продажа женской одежды сегмента быстрой моды(Fast Fashion). Одна из особенностей работы в данной сфере, это еженедельное обновление коллекций, большой(практически не прерывный) поток нового материала и данных о товарах, в режиме онлайн.

Рутинные задачи

Получение данных от поставщиков(агентов из ЕС), ежедневно от 1000 до 3000 живых фото товаров с ценами, по средствам мессенджеров Telegram, WhatsApp, Viber и т.д.;
Обработка большого количества фото;
Публикация фото товаров с ценами, на сайте интернет магазина, в группах социальных сетей, а также на профильных сайтах, форумах и блогах и ряде других каналов;
Оповещение постоянных клиентов о новинках;
Удаление неактуальных товаров, со всех каналов продаж.

Затраты времени на данный перечень работ составлял от 20 до 35% всего рабочего времени сотрудников. Также рутина, монотонная работа, требовала гораздо больших усилий нежели чем разнообразные динамические задачи, что снижало эффективность сотрудников в целом.

Автоматизация

Первым делом мы автоматизировали обработку фото, т.к. все они проходили через ряд одних и тех же процедур, я написал Телеграм-бота, который принимает большое количество фото от сотрудников и обрабатывает по заданному шаблону. Затем данный поток фото можно направить в каталоги, каналы продаж.

Далее был автоматизирован процесс публикации фото и цен на сайте интернет магазина, в группах социальных сетей, форумах и блогах. Телеграм-бот был обучен функциям автоматической публикации, подготовленных фото и материалов во все указанные каналы.

Оповещение клиентской базы о новых поступлениях. Что немаловажно, оповещение не только по средствам емаил, а также в социальных сетях и некоторых мессенджерах, через личные сообщения.

В завершении, Телеграм-бот отслеживает ранее опубликованные материалы и удаляет те, которые утратили свою актуальность, на основе даты публикации или иных параметров заданных сотрудником.

Затрачиваемое время сотрудников сократилось до 5% от всего рабочего времени, т.е. примерно в 5-7 раз. Также отсутствие необходимости выполнения рада рутинных задач, положительно сказалось на эффективности сотрудников (экономия энергии и сил).

Почему именно Телеграм-бот?

Мною был выбран для этих целей Телеграм-бот, по той причине, что это один из самых простых, понятных и быстрых способов связать рабочие смартфоны(на которых ведется большая часть работы) сотрудников с интернетом и автоматически-выполняемыми действиями в нем. Не нужно писать отдельные приложения, сайт т.д., не нужно обучать их работать с интерфейсом программы. Помимо прочего это оказался один(если даже не единственный) из самых эффективных и дешевых способов автоматизировать указанные процессы.

Вывод

После внедрения вышеописанных функций, у сотрудников стало на 30% больше времени, которым они смогли с умом распорядиться перенаправив на работу по лидогенерации, общению с клиентами и осуществлению продаж. В первую же неделю был отмечен рост доходов, в следствии увеличения объема сделок, на 20%. Также данные нововведения положительно отразились на эмоциональном состоянии сотрудников, скорость и качество обслуживания клиентов также возросли.

Преимущества такой оптимизации

Можно подчинить большинство процессов, какой бы сложностью они не обладали, причем сделать это можно сравнительно за короткое время;
Снижение негативного влияния человеческого фактора;
При необходимости процессы не сложно изменить;
Также благодаря Телеграм-ботам нам удалось сохранить рост компании, без найма дополнительных сотрудников на выполнение вышеописанных задач.

Сотрудничество

Если вам и вашему бизнесу требуется помощь в автоматизации подобных рутинных задач, то я буду рад поработать с вами! Поделюсь своим опытом и наработками.

Заказать >